Ausschreibungsbegleitung für Spieleprojekte
Spieleprojekte ausschreiben
Von der ersten Idee bis zur Auswahl Ihres Umsetzungspartners.
Sie wollen ein Spieleprojekt ausschreiben und passende Agenturen oder Produktionspartner finden? Wir helfen Ihnen, Ziele zu klären, Leistungen zu beschreiben und vergleichbare Angebote einzuholen. Wir begleiten die Vorbereitung, koordinieren den Ablauf und unterstützen Sie bei der Auswahl.
Ob Sie ein Gesamtprojekt ausschreiben oder einzelne Leistungen beauftragen wollen, weil Ihr Team bereits Vorarbeit geleistet hat: Wir helfen Ihnen, die passende Aufgabenstellung und den Ablauf zu erarbeiten.
Sie brauchen Hilfe bei der Partnerrecherche, beim Schreiben Ihrer Ausschreibung oder beim Vergleich der Angebote? Wir unterstützen Sie bei einzelnen Schritten oder begleiten den gesamten Prozess bis zur Auswahl.
Der Umfang hängt von der Größe und Laufzeit Ihres Projekts, den Beteiligten und den Aufgaben ab, die wir übernehmen.
Gute Angebote beginnen mit einer klaren Aufgabe
Eine Ausschreibung für ein Spieleprojekt muss beschreiben, was das Spiel erreichen soll, für wen es gedacht ist und woran Sie eine gute Lösung erkennen. Materialien, Stückzahlen und Termine allein reichen dafür nicht.
Welche Entscheidungen stehen fest? Wo soll die Agentur Vorschläge machen? Ob ein Exit-Game, Karten-, Brett- oder Planspiel passt, hängt von Ihrem Ziel ab. Das klären wir, bevor Sie ein Format vorgeben.
So konkret wie nötig, so offen wie sinnvoll: Klare Anforderungen geben Orientierung und lassen Raum für gute Spielideen.
Mit einer klaren Aufgabe können Agenturen einschätzen, ob das Projekt zu ihnen passt, und den Aufwand kalkulieren. Sie können Vorschläge und Kosten besser vergleichen. Beim Projektstart wissen beide Seiten, was zum Auftrag gehört.
Worauf kommt es bei einer Spiele-Ausschreibung an?
Ob Sie mit einer erfahrenen Vergabestelle arbeiten oder zum ersten Mal ein Spieleprojekt ausschreiben: Diese Fragen sollten Ihre Unterlagen beantworten.
1. Was soll das Spiel erreichen – und für wen?
Beschreiben Sie Zielgruppe, Einsatzsituation und gewünschte Wirkung. Ein Spiel für eine begleitete Schulung braucht andere Lösungen als eines, das Menschen selbstständig zu Hause spielen.
2. Was steht fest, was ist noch offen?
Benennen Sie verbindliche Anforderungen und die Entscheidungen, für die Sie Vorschläge erwarten. Geben Sie ein Spielformat oder Material vor, sollte es einen Grund dafür geben.
3. Welche Leistungen werden ausgeschrieben?
Halten Sie fest, ob Sie ein Gesamtprojekt oder Teilleistungen vergeben. Welche Konzepte, Inhalte, Prototypen oder Gestaltungsarbeiten liegen bereits vor? Was wird von den Projektpartnern noch erwartet?
4. Welche Rahmenbedingungen gelten?
Dazu gehören Budget, Termine, Beteiligte und Freigaben. Je nach Projekt kommen Auflage, Einsatzdauer und Sprachfassungen hinzu. Vorgaben aus Ihrem Förderprojekt stimmen Sie mit der zuständigen Stelle ab.
5. Was soll ein Angebot enthalten?
Legen Sie fest, welche Angaben Sie zu Lösungsansatz, Vorgehen, Team, Zeitplan und Kosten brauchen. Wenn Sie Konzeptvorschläge erwarten, beschreiben Sie deren Umfang und Detailtiefe. Die Kosten für Entwicklung, Gestaltung und Produktion sollten getrennt ausgewiesen sein.
6. Woran erkennen Sie eine passende Lösung?
Klären Sie die Auswahlkriterien vorab: Passt die Spielidee zur Zielgruppe? Wie wird entwickelt und getestet? Welche Erfahrung bringt das Team mit? Ist der Vorschlag umsetzbar? Beurteilen Sie den Preis zusammen mit der Qualität und dem Umfang der Leistungen.
7. Wie soll die Zusammenarbeit funktionieren?
Beschreiben Sie Zuständigkeiten, Abstimmungen, Tests, Übergaben und die Nutzungsrechte, die Sie brauchen. Bei der Herstellung gehören Anforderungen an Material, Sicherheit und Kennzeichnung dazu.
Nicht jede Frage muss zu Beginn beantwortet sein. Die Anbieter müssen erkennen, was feststeht, was sie entwickeln sollen und was gemeinsam zu klären ist.
Unterschiedliche Spielideen lassen sich vergleichen, wenn die Angebote dieselben Fragen beantworten. Nutzen Sie diese Fragen, um Ihre Unterlagen selbst vorzubereiten oder mit Ihrer Vergabestelle durchzugehen.
Wobei wir Sie unterstützen
1. Ziel, Zielgruppe und Einsatz klären
Was soll das Spiel bewirken? Wer spielt es, in welcher Situation und mit welcher Begleitung? Wir klären mit Ihnen, was Sie erreichen wollen: etwa Wissen vermitteln, Zusammenhänge erfahrbar machen, Zusammenarbeit fördern oder Menschen an Entscheidungen beteiligen.
Daraus entsteht die Aufgabenstellung. Ein fertiges Spielkonzept brauchen Sie dafür nicht.
2. Leistungen und Zusammenarbeit festlegen
Ausgeschrieben wird, was Sie brauchen: ein Gesamtprojekt mit Spielentwicklung, Gestaltung und Produktion oder einzelne Leistungen. Wir beziehen die Vorarbeit Ihres Teams ein und klären, welche Aufgaben noch offen sind.
Dazu können Konzept und Spielmechanik, Prototypen, Testspiele, Grafik und Illustration, Text und Redaktion, Produktionsplanung und Herstellung gehören. Wir halten fest, was Ihr Team übernimmt, wo es mitarbeitet und welche Aufgaben die Partner übernehmen. So können die Anbieter Leistungen, Abstimmungen und Übergaben in ihren Angeboten einplanen.
3. Passende Partner finden
Welche Erfahrung braucht ein Partner für Ihr Vorhaben? Geht es um didaktische Spielentwicklung, Gestaltung, eine bestimmte Zielgruppe oder die Umsetzung und Produktion eines analogen Spiels?
Wir klären, welche Fähigkeiten und Referenzen für Ihr Projekt zählen. Wir recherchieren auch passende Partner und bereiten die Ansprache vor. Bei öffentlichen Ausschreibungen stimmen wir diese Schritte mit Ihrer Vergabestelle ab.
4. Eine klare Leistungsbeschreibung erarbeiten
Wir formulieren mit Ihnen die Leistungsbeschreibung: Ziel und Einsatz des Spiels, Leistungen, Qualitätsanforderungen, Budget, Termine und die Angaben, die ein Angebot enthalten soll.
Je nach Projekt kommen Auflage und Spielmaterial, Barrierefreiheit, Sicherheit, Kennzeichnung und Nutzungsrechte hinzu. Wir klären, welche Vorgaben nötig sind und welche Entscheidungen erst bei der Entwicklung fallen sollten.
5. Vergleichbarkeit von Anfang an mitdenken
Wir legen fest, welche Angaben alle Anbieter machen sollen: zum Beispiel Spielidee, Vorgehen, Team und Erfahrung, Tests, Zeitplan, Kosten und Annahmen zur Produktion. Das erleichtert den Vergleich unterschiedlicher Vorschläge.
Wir klären mit Ihnen die Auswahlkriterien und wie Sie Qualität, Eignung und Preis bewerten. Dazu gehört, wie viel Konzeptarbeit Sie bereits im Angebot erwarten.
6. Ablauf und Auswahl begleiten
Wir koordinieren auch den Ablauf: Unterlagen abstimmen, Anfragen vorbereiten, Rückfragen sammeln und fachliche Antworten mit Ihnen erarbeiten.
Bei einer Begleitung bis zur Auswahl gehört der Angebotsvergleich dazu. Wir helfen Ihnen, Unterschiede zu beurteilen und offene Fragen zu klären. Sie treffen die Auswahl.
Ihre Ausschreibung ist bereits gelaufen und die Angebote liegen vor? Wenn Sie nur beim Vergleich Unterstützung brauchen, können Sie unser Fachgutachten für Spiele-Ausschreibungen einzeln beauftragen.
Was Sie aus der Zusammenarbeit mitnehmen
Je nach beauftragtem Umfang erarbeiten wir mit Ihnen:
- ein Briefing mit Zielen, Zielgruppe und Einsatz
- eine Übersicht über Leistungen und die Aufgaben Ihres Teams
- eine Leistungsbeschreibung oder überarbeitete Ausschreibungsunterlagen
- Vorgaben für den Angebotsaufbau und Kriterien für den Vergleich
- eine Übersicht passender Partner
- einen Ablauf für Anfragen, Rückfragen und Auswahl.
Welche Unterlagen wir erarbeiten und welche Aufgaben wir übernehmen, vereinbaren wir vor Beginn. Sie können mit einer ersten Idee oder bestehenden Ausschreibungsunterlagen zu uns kommen.
Wir kennen beide Seiten des Spieleprojekts
Wir begleiten Ausschreibungen und entwickeln, gestalten und produzieren selbst Spiele. Wir kennen die Fragen der Auftraggeber und die Arbeit der Agenturen, die ein Angebot erstellen.
Wir wissen, welche Informationen Agenturen für eine gute Spielidee und eine verlässliche Kalkulation brauchen. Die spätere Zusammenarbeit berücksichtigen wir schon in der Ausschreibung: von Konzept und Tests bis zu Gestaltung, Produktion und Übergabe.
Für öffentliche Einrichtungen und andere Organisationen
Wir begleiten öffentliche Einrichtungen, Unternehmen, Verbände, Stiftungen und Bildungsträger bei ihren Spiele-Ausschreibungen.
Bei öffentlichen Vergaben arbeiten wir mit Ihrer Vergabestelle zusammen. Wir übernehmen die fachliche Vorbereitung und Koordination der Ausschreibung. Verfahrenswahl, Veröffentlichung, rechtliche Prüfung und Zuschlagsentscheidung liegen bei Ihnen oder den zuständigen Fachstellen.
Wenn wir eine Ausschreibung vorbereiten, koordinieren oder die Angebote auswerten, nimmt Spieltz selbst nicht an dieser Ausschreibung teil. Wir begleiten Ihre Auswahl unabhängig und ohne eigenes Angebot im selben Verfahren.
Häufige Fragen
Können wir uns schon mit einer ersten Idee melden?
Ja. Wir klären mit Ihnen, was das Spiel erreichen soll und welche Leistungen Sie brauchen. Ein fertiges Spielkonzept oder eine ausformulierte Ausschreibung ist dafür nicht nötig.
Begleiten Sie Gesamtprojekte und Ausschreibungen für einzelne Leistungen?
Ja. Wir begleiten Ausschreibungen für Entwicklung, Gestaltung und Produktion oder einzelne Teile davon. Vorhandene Unterlagen und die Vorarbeit Ihres Teams beziehen wir ein.
Unser Team übernimmt Teile selbst. Passt die Begleitung trotzdem?
Ja. Wir klären, was Ihr Team übernimmt und was Sie extern beauftragen. So können die Anbieter Aufwand, Abstimmungen und Übergaben einplanen.
Übernehmen Sie auch die gesamte Koordination?
Ja. Wir begleiten Sie von der Vorbereitung über die Partnerrecherche und Rückfragen bis zur Auswahl. Sie können uns auch für einzelne Aufgaben beauftragen, etwa das Schreiben der Unterlagen oder den Vergleich der Angebote. Umfang und Zuständigkeiten vereinbaren wir mit Ihnen.
Nimmt Spieltz selbst an einer begleiteten Ausschreibung teil?
Nein. Wenn wir Ihre Ausschreibung vorbereiten, koordinieren oder die eingegangenen Angebote auswerten, geben wir selbst kein Angebot für dieses Verfahren ab.
Wir haben schon mehrere Angebote. Können Sie uns beim Vergleich helfen?
Ja. Wenn Ihre Ausschreibung bereits gelaufen ist und Sie nur Hilfe beim Angebotsvergleich brauchen, können Sie unser Fachgutachten für Spiele-Ausschreibungen einzeln beauftragen. Wir prüfen Ihre Unterlagen und vergleichen die Angebote.
Was kostet die Begleitung?
Das hängt vom Projektstand, den vorhandenen Unterlagen und dem Umfang der Begleitung ab. Beschreiben Sie uns Ihr Vorhaben und wobei Sie Hilfe brauchen. Wir vereinbaren Leistungen und Honorar mit Ihnen.
Lassen Sie uns Ihre Ausschreibung vorbereiten
Schreiben Sie uns, was Ihr Spiel erreichen soll und wo Sie gerade stehen. Eine erste Idee reicht. Wenn Einsatz, Termine, Budget oder die Aufgaben Ihres Teams schon feststehen, nennen Sie diese dazu.
Wir besprechen, wobei wir Ihnen helfen können, und vereinbaren den Umfang der Begleitung.
Zur Vorbereitung: Checkliste: Spielprojekt vorbereiten (PDF, 2 Seiten). Für Ihre eigene Planung oder eine Anfrage an uns.